Hochschulzertifikat Baukalkulation startet!

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Wie gut kennen Ihre Kalkulator:innen die Kostenstruktur Ihres Unternehmens?

Und: Sind Sie sicher, dass Ihre Kalkulator:innen auch mit diesen echten Kosten kalkuliert haben? Oder laufen Sie Gefahr, mit Unterkostenangeboten Ihre Unternehmenssubstanz zu verbrennen?

Sie sind Auftraggeber? Wie sichern Sie Ihre Kompetenz in der Ausschreibung von Bauleistungen? Wie stellen Sie sicher, wirklich den wirtschaftlich fähigsten Bieter zu finden?

Wie problematisch eine Konzentration auf den Preis der angebotenen Bauleistung als alleiniges Entscheidungskriterium ist, wird auch Thema des neuen Hochschulzertifikates Baukalkulation sein, das die BWI-Bau GmbH in Kooperation mit der Hochschule Ruhr West, Mülheim, ab dem 19. Oktober 2023 anbietet.

Prinzipiell soll durch die Vergabevorschriften der VOB/A sichergestellt werden, dass die Auswahlentscheidung für einen Bieter allein nach Wirtschaftlichkeitsmaßstäben getroffen wird. In der Praxis hat sich jedoch der Preis als nahezu alleiniges Entscheidungskriterium etabliert, nicht zuletzt aufgrund der finanziellen Restriktionen der öffentlichen Nachfrager und weil die Wertung anderer Kriterien als des Preises zumeist nicht rechtssicher dargestellt werden kann.

Regelmäßig kommt es zu Klagen unterlegener Bieter, wenn nicht das preisgünstigste Angebot ausgewählt wurde. Der öffentliche Auftraggeber muss in diesem Fall umfangreich darlegen, warum er ein bestimmtes Angebot bevorzugt hat. Um diesen Aufwand und das Risiko, dass die Vergabe angefochten wird, zu umgehen, wird im Regelfall das preisgünstigste Angebot den Zuschlag erhalten.

Die Ressourcenknappheit betrifft nicht nur die allgemeine Haushaltslage. Zunehmend verringert sich auch die Qualität der Ausschreibungen: Bei immer weiter reduzierten Personalkapazitäten wird es immer schwieriger, den steigenden Anforderungen auf Grund vielfältiger Vorschriften aus Gesetzen, Umweltauflagen und limitierten Budgets an die Qualität von Ausschreibungen zu genügen.

Wenn es um den Preis für ein konkretes Bauprojekt geht, gibt es auf Bauleistungs-Märkten einen Nachfrager, der bei mehreren Bauunternehmen Angebote einholt. Im Ringen um Aufträge sind die einzelnen Bauunternehmen jedoch in unterschiedlichen Ausgangssituationen. Die Bieter wissen nicht, ob, und wenn ja, wie viele und in welcher Höhe andere Bieter neben ihnen ein Gebot abgeben werden.

Der Bieter steht damit vor folgender Wahl: Entweder er gibt ein hohes Gebot ab, das bei Erfolg (Zuschlag) einen hohen Preis und einen entsprechenden Gewinn bringt. Damit mindert er jedoch seine Chancen, als Niedrigstbieter zum Zuge zu kommen. Oder er gibt ein niedriges Gebot ab, das die Chancen auf einen Zuschlag erhöht, allerdings (wenn überhaupt) im Erfolgsfall nur einen geringen Erlös oder sogar einen Verlust mit sich bringt.

Wer genug Aufträge im Auftragsportfolio hat, um seine Ressourcen und Kapazitäten auszulasten, kann bei der Kalkulation des Angebots alle seine Kosten einschließlich Risikokosten, Abschreibungen und Kapitalkosten genau abwägen und dann dem Nachfrager einen Preis nennen, in dem auch noch ein komfortabler Gewinn einkalkuliert ist.

In einer Zwangslage ist dagegen ein Anbieter, der den Auftrag dringend benötigt. Da ein Bauleistungsanbieter nicht auf Lager produzieren kann, drohen Stillstandskosten aus nicht beschäftigten Ressourcen und Kapazitäten. Wer in dieser Situation ist, muss abwägen, ob er einen Preis nennt, der nicht alle Kosten und Risiken abdeckt.

Insofern treten immer wieder Fälle auf, bei denen im Preiswettbewerb einzelne Kostenbestandteile in der Angebotsphase bei einzelnen Bietern keine Berücksichtigung finden. Denn durch die hohen Kosten des Stillstands bzw. der Nicht-Beschäftigung vorhandener Kapazitäten droht ein noch höherer Verlust. Bei der Vergabe von Bauprojekten steht unter allen Bietern fast immer ein Bauunternehmen unter dem Zwang zum Anschlussauftrag. Es unterscheidet sich nur, je nach Konjunkturlage, wie viele dies jeweils sind.

Gerade bei solchen Konstellationen verschärft sich die Situation für die Bauunternehmen noch weiter: Obwohl jedes Bauprojekt in Abhängigkeit von seiner spezifischen Ausgestaltung mehr oder weniger von Risiken betroffen ist, ist die Versuchung, diese zu vernachlässigen, außerordentlich hoch. Bauunternehmen übernehmen im Rahmen der Bauprojektrealisation so teils bewusst, teils unbewusst eine Vielzahl von Risiken, ohne diese angemessen vergütet zu bekommen. Der dem Submissionswettbewerb zu Grunde liegende Preisbildungsmechanismus verhindert (oder erschwert zumindest) eine intensive Auseinandersetzung mit den Projektrisiken im Rahmen der Kalkulation.

In einem vom Preiswettbewerb dominierten Baumarkt ist die Ermittlung und Bewertung der Risikotragfähigkeit eine zentrale Handlungsmaxime. Dazu ist die exakte Kenntnis aller Kosten der Bauprojektrealisation – also sowohl der Produktionskosten als auch der Risikokosten – und ihre Dokumentation in der Kalkulation unumgänglich notwendig.

Der Zertifikatskurs Baukalkulation findet statt, es sind aber noch Plätze frei.

Ihre Ansprechpartner:
Prof. Dr.-Ing. Peter Vogt (Peter.Vogt@hs-ruhrwest.de)
Dipl.-Kfm. Elvira Bodenmüller (e.bodenmueller@bwi-bau.de)

Unser Buchtipp: Ökonomie des Bauens, Teil 1: Volkswirtschaftliche Grundlagen – Der zweipolige Baumarkt. 2. Auflage, Wiesbaden 2022

Krisenfestigkeit der Bauunternehmen stärken

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Am 18. und 19. September 2023 finden die 10. Petersberger Strategietage statt. Im Mittelpunkt steht das Thema Resilienz, d. h. die Widerstandsfähigkeit gegenüber Krisen, die nicht nur bei den Menschen gefragt ist, sondern auch für Unternehmen zum Überlebensfaktor schlechthin wird. Resilienz entsteht aber nur, wenn allgegenwärtige Veränderungsbereitschaft und -fähigkeit zum Normalzustand wird. Ein wesentlicher Einflussfaktor dabei ist z. B. das Risikomanagement, dem wir uns im Perspektivvortrag widmen werden.

Wird Ihr Risikomanagement den aktuellen Herausforderungen gerecht? fragt Prof. Dr. Utz Schäffer, Professor für Controlling und Unternehmenssteuerung sowie Direktor des Instituts für Management und Controlling der WHU – Otto Beisheim School of Management in Vallendar.

Das Risikomanagement steht vor großen Herausforderungen. Gleichzeitig lässt der Status Quo in vielen Unternehmen eher zu wünschen übrig. Regeleinhaltung sowie die Quantifizierung, das Reporting und die Kontrolle bekannter operativer Risiken stehen im Mittelpunkt, werden allein den neuen Herausforderungen aber zunehmend weniger gerecht. In seinem Vortrag nimmt Utz Schäffer eine kritische Bestandsaufnahme des Risiko-Managements in deutschen Unternehmen vor und zeigt auf, was zu tun ist.

Utz Schäffer forscht vor allem zur Rolle von Controllern und der Transformation der Finanzfunktion. Er ist Autor zahlreicher Beiträge in führenden wissenschaftlichen Zeitschriften wie Accounting, Organizations and Society, Contemporary Accounting Research, European Accounting Review, Management Accounting Research, Management Science und Strategic Management Journal. Daneben hat er zahlreiche Artikel in praxisorientierten Fachzeitschriften veröffentlicht und ist Mitautor des erfolgreichsten deutschen Controlling-Lehrbuchs „Einführung in das Controlling“, das mittlerweile in der 17. Auflage vorliegt und zudem in die polnische, russische, chinesische und englische Sprache übersetzt wurde. Utz Schäffer ist Herausgeber der Controlling & Management Review und Mitherausgeber des Journal of Management Control.

Neben seiner Tätigkeit in Forschung und Lehre hat er als Berater bei McKinsey & Company und der CTcon GmbH praktische Erfahrungen gesammelt. Bis heute ist Utz Schäffer eng mit der Praxis verbunden, unter anderem als Vorsitzender des Kuratoriums des Internationalen Controller Vereins (ICV).

Es ein bekanntes Phänomen, dass Risikoscheu umso schneller wächst, je stärker Gefühle des Kontrollverlusts werden. Kontrolle gewinnt jedoch nur, wer Entscheidungshintergründe und -prozesse versteht und die ihnen innewohnenden Spielregeln kennt. Somit ist der Vortrag von Prof. Schäffer der passende Auftakt, die Spielregeln zu diskutieren und uns erneut mit den strategischen Anforderungen der Zukunft des Bauens auseinanderzusetzen.

Ihre Ansprechpartnerin: Elvira Bodenmüller (e.bodenmueller@bwi-bau.de)

Neu! Zertifikatskurs Baukalkulation

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Am 2. Februar 2023 startet ein neues und wieder einmal bundesweit einzigartiges Hochschulprojekt: In Kooperation mit der Hochschule Ruhr-West, Mülheim, bieten wir einen Zertifikatslehrgang an, in dem wir sowohl die auftragnehmer- als auch auftraggeberseitigen Verfahren und Instrumente einer regelkonformen Kostenermittlung behandeln. Ziel ist es, Nachwuchskräften ebenso wie Quereinsteigern die baubetriebswirtschaftlichen Besonderheiten einer kostengerechten Angebots-, Auftrags- und Arbeitskalkulation zu vermitteln, selbstverständlich unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung sowie Methoden wie z. B. BIM.

Unter der wissenschaftlichen Leitung von Prof. Dr.-Ing. Peter Vogt, Lehrgebiet Baukalkulation und Bauverfahrenstechnik an der HRW, werden in diesem Zertifikatskurs die Voraussetzungen behandelt, die erfüllt sein müssen, damit …
– ein Bauherr eine Ausschreibung so attraktiv gestalten kann, dass er möglichst viele Angebote erhält;
– Bieter die Chancen und Risiken in Ausschreibungen erkennen, die Vertragsbedingungen akzeptieren und sämtliche Kosten kalkulieren und in einen Angebotspreis einfließen lassen, so dass die Bieter Aussicht auf einen Vertragsabschluss haben;
– der Bauherr aus den erhaltenen Angeboten den wirtschaftlichsten Bieter ermitteln und den Auftrag vergeben kann.

Ein Bauwerk soll neu errichtet, baulich angepasst oder zurückgebaut werden. Um den Bedarf einschätzen, die Rahmenbedingungen festlegen und die Planung durchführen zu können, benötigt der Bauherr in der Regel externe Expertise. Die aus dieser Phase resultierende Ausschreibung muss technisch und juristisch zumindest soweit vollständig sein, dass die adressierten Unternehmen ein Angebot kalkulieren können.
Die Angebotsphase im Unternehmen setzt sich zu Beginn aus dem Verständnis der Ausschreibungsunterlagen und der daran anschließenden Ermittlung der Kosten zusammen. Sobald die Kalkulationsphase abgeschlossen ist, wird auf dieser Basis ein Angebotspreis festgelegt, den der Bieter unter Akzeptanz der Vertragsbedingungen als Angebot beim Bauherrn einreicht. Nach der fristgerechten Abgabe wertet der Bauherr die eingegangenen Angebote und schließt mit dem unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten optimalen Bieter einen Vertrag ab. Dieser Vertrag bildet unter anderem die Basis für die Arbeitsvorbereitung des Unternehmers, die Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmer oder die preisliche Bewertung von Bauablaufstörungen.

Dieser komplette Ablauf eines Kalkulationsprozesses wird im Rahmen dieses Lehrganges sowohl aus Sicht der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer behandelt, damit auch auf beiden Seiten das Verständnis für die Handlungsspielräume, aber auch die Restriktionen erweitert wird und eine konstruktive Verhandlungsbasis gefunden werden kann. Ohne ein partnerschaftliches Verständnis werden die drängenden und zunehmend komplexeren Bauaufgaben der Zukunft kaum mehr zu bewältigen sein.

Das Hochschulzertifikat Baukalkulation wird gemeinschaftlich von HRW und BWI-Bau verliehen, wenn die abschließende Klausur mit mindestens 50 Prozent bestanden wurde.

EU-Taxonomie: Konsequenzen für Bauunternehmen

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Nachhaltigkeit wird zunehmend zu einem Hauptfaktor wirtschaftlichen Handelns. Allerdings steckt in der praktischen Umsetzung ein erhebliches Risiko, nicht nur zwischen Staaten bzw. Staatenverbünden, sondern auch zwischen und innerhalb von Organisationen und Unternehmen. Im Rahmen der Globalisierung ist die Vernetzung vielfältiger Ziele und Strategien unabdingbar. Die Abstimmung der unterschiedlichen strategischen Ziele und ihrer praktischen Umsetzung kann nicht isoliert betrachtet werden und begründet somit eine wachsende Herausforderung für jeden Unternehmer.

Aufhalten lässt sich diese Entwicklung nicht, zumal die beiden Detailfaktoren Ressourcenknappheit und Klimawandel immer dringlicher zum Handeln zwingen und die Geschwindigkeit hin zu nachhaltigem Verhalten noch verstärken.

In seiner Funktion als Betriebswirtschaftliches Kompetenzzentrum des HDB hat das BWI-Bau einen Leitfaden für die Mitgliedsunternehmen der bauindustriellen Landesverbände erarbeitet, in dem in Kurzfassung erläutert wird, wie sich die EU speziell für Bauunternehmen den Weg hin zu mehr Nachhaltigkeit denkt. Dabei ist es unvermeidbar, dass alle Regelungen sehr umfangreich ausfallen, denn Nachhaltigkeit bestimmt unsere gesamte Lebenswirklichkeit und ist somit ebenso komplex wie diese.

Die Herausforderungen im Hinblick auf Nachhaltigkeit sind vielfältig: Zusammenhänge zu einem CSR-konformen Berichtswesen zählen ebenso dazu wie eine vertiefende Betrachtung sog. Key Performance Indikatoren (KPI). Darüber hinaus eifern gerade hier zahlreiche Standardsetter um die Vormachtstellung ihrer speziellen Sichtweisen, was die Nachgvollziehbarkeit mancher Maßnahmen speziell für den Mittelstand nicht unbedingt erleichtert.

Vereinfacht und in Kürze gesagt, plant die Europäische Union im Zuge des Green Deals eine grundlegende Neustrukturierung des EU-Wirtschafts-systems. Dabei versteht man unter der EU-Taxonomie ein mess- und vergleichbar gestaltetes Kriteriensystem zur Information von Investoren und NGOs über die Erfüllung von Nachhaltigkeitsaspekten.

Der Anwendungsbereich der Nachhaltigkeitsberichterstattung wird perspektivisch durch die Aktualisierung der CSR-Richtlinie deutlich ausgeweitet und ein weitaus größerer Kreis von Unternehmen wird sich auf gesetzliche Anforderungen zur CSR-Berichterstattung einstellen müssen. Nachhaltigkeit wird einen Einfluss auf Auftragsvergabe, Rating, Versicherungsverträge sowie weitere wirtschaftliche Transaktionen haben. Wer nicht nachweisbar nachhaltig handelt, der wird Nachteile beim Rating, bei der Gewinnung von Kunden sowie generell beim Abschluss von Verträgen haben.

Von einem strukturierten Gesetzgebungsverfahren, so wie es die Bundesbürger kennen, ist die aktuelle Entwicklung weit entfernt. Dies ist nicht nur dem generell schwer greifbaren Tatbestand der Nachhaltigkeit geschuldet, sondern auch der großen Zahl an Standardsettern, die hier im Interesse ihrer Partikularziele versuchen, Einfluss zu nehmen. Daraus erwächst in Teilen ein Wettbewerb der Institutionen um die Deutungshoheit in Bezug auf das Thema Nachhaltigkeit.

Auch das Rechnungswesen wird in Zukunft durch Nachhaltigkeit geprägt sein. Neben einer Ergänzung des Lageberichts bzw. des Berichtswesens werden auch Buchungen beeinflusst werden. Zum Beispiel werden einzelne, nachhaltigkeitsbezogene Eigenschaften eines Anlagegutes die Abschreibung beeinflussen o. ä. Handels- und Steuerrecht sowie weitere Gesetze, Richtlinien und Verordnungen werden beeinflusst.

Nicht zuletzt werden Strukturen und Prozesse in Unternehmen teilweise bestimmte Freiheitsgrade verlieren. Nur wer das Thema Nachhaltigkeit korrekt erfasst, kann sich Spielräume erhalten.

Die Gestaltung der Rahmenbedingungen ist für die Umwandlung hin zu einer nachhaltigen Marktwirtschaft vordringlich. Dazu zählt z. B. das Steuersystem. Neben dem Grundsatz der Gleichmäßigkeit der Besteuerung würde in einem solchen Fall die Nachhaltigkeit als weiteres Leitprinzip hinzukommen.

Weitere Rahmenbedingungen betreffen z. B. das Thema Vertragsrecht. Ausschreibungen von öffentlichen und privaten Auftraggebern sollten dann beispielsweise nachhaltiges Verhalten honorieren.

BWI-Bau-seitig werden wir die Entwicklungen aufmerksam verfolgen und auch unsere Aktivitäten rund um Beratung, Weiterbildung und Information im Hinblick auf das Thema der Nachhaltigkeit intensivieren.

Neu für Mitglieder des BIV NRW: ARGE-Musterformulare

Filed under: Bau-Argen, Betriebwirtschaft, Risikomanagement, Unternehmensführung

Die Mitgliedsunternehmen der Bauindustrie NRW können sich über einen neuen Service freuen:

Sie erhalten die neuen ARGE-Musterformulare in einer speziell vom BWI-Bau aufbereiteten Version und ergänzt durch ein Schulungsbeispiel. Die Formeln für die Berechnungen sind eingefügt und die Tabellen sind nicht geschützt, so dass die Anwender nicht nur die Funktionsweise einer ARGE besser nachvollziehen können, sondern auch die Berechnungen in den Formeln oder die Verbuchung einzelner Belege. Die Belege können darüber hinaus in einer Übersicht aufgerufen werden. Es ist auch möglich, eigene Beispielbuchungen einzufügen, bis hin zur Darstellung eines Zwischenabschlusses. Ganz nebenbei führt diese Unterlage auch zu einer Optimierung von Excel-Kenntnissen.

Das BWI-Bau trifft in der Praxis häufig Situationen an, in denen selbst erfahrene Buchhalter*innen durch den Einsatz von Software die eigentliche Buchungssystematik nicht mehr vollständig vor Augen haben. Genau dort setzt die neue Arbeitshilfe an:
In der Excel®-Datei sind Buchungsjournale enthalten, die genau zeigen, wie Buchungen sich auswirken. Zudem können die Anwender einzelne Geschäftsvorfälle anwählen und schauen, wie sich die Buchung in Ergebnisübersicht, Vermögensübersicht etc. niederschlägt. Insgesamt nähern sich die Auswertungen den Ansichten in einem „normalen“ Abschluss.

Die Formulare berücksichtigen auch aktuelle Entwicklungen in Bezug auf die Notwendigkeit, eine sog. „mittelbare“ GoB-Konformität einhalten zu müssen. Dies bedeutet: Auch wenn eine ARGE meist nicht buchführungspflichtig ist, so muss dennoch bei der Übernahme von Ergebnissen in handelsrechtliche oder steuerrechtliche Jahresabschlüsse eine GoB-Konformität des Ergebnisses vorliegen. Gleiches gilt bei einer Konsolidierung im Konzern. Im Ergebnis darf es hier keine wesentliche Abweichung zu einem „normalen“ Projekt in einem einzelnen Bauunternehmen geben. Das Vorsichtsprinzip gilt weiterhin!

Durch die Kooperation in einer ARGE werden zwar Risiken ausgeräumt, grundlegende Änderungen in der Bewertung ergeben sich allerdings nicht. Beispiel: Durch die ARGE kann ggf. ein Schaden schneller und besser behoben werden, das Risiko, am Ende in Regress genommen zu werden, sinkt ggf. von 40 auf 30 %. Wenn zuvor eine Rückstellung gebildet wurde, so ändert sich in diesem Fall an der Höhe trotzdem nichts. Das Imparitätsprinzip schlägt auch hier zu Buche. Die ARGE ist somit kein „Turbolader“ für die Gewinnrealisierung.
Die Aufteilung zwischen Kaufmännischer und Technischer Geschäftsführung erschwert zudem ggf. die Prognosen in einem Bauprojekt. Am Ende muss klar sein, dass unabhängig von der handelsrechtlichen Betrachtung vorgezogene Gewinne eine Bürde sein können, denn: Die Gewinne von heute sind im Zweifel die Verluste und Auftragsbedarfe von morgen.

Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns an: Dipl.-Kfm. Sascha Wiehager, CISA (s.wiehager@bwi-bau.de)

Kennen Sie die Risikomühle? Oder anders gefragt: Wie identifiziert man ein echtes Risiko?

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Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit damit, ein Risk-Management-System einzuführen oder ihr bestehendes System in Richtung operationaler Risiken, Risiken aus Prozessen, Personen, Technik sowie externen Einflüssen, zu erweitern. Die ISO 31000 ist hierfür ein guter Leitfaden. Nach ihr ist eine Einführung gut strukturiert möglich, standardisiert durchführbar und somit kein Hexenwerk mehr.

Umso mehr verwundert es, dass es manchen Unternehmen schwer fällt, ein aktiv gelebtes und aktuelles Risikoinventar zu etablieren, mit Risiken, die aktuell identifiziert, realistisch bewertet und steuerbar sind sowie schrittweise minimiert werden.
Ein Grund mag sein, dass die eingesetzten Systeme eher eine Alibifunktion erfüllen und zur Befriedigung regulatorischer Anforderungen benutzt werden. Oftmals werden Risk-Management-Systeme aber auch zunächst mit viel Elan gestartet, um dann, einige Monate später, mit gleicher Geschwindigkeit zurückgeschraubt zu werden, weil die Risiken, die in das System eingepflegt wurden,  zu Dauermeldungen verkommen, nicht mehr regelmäßig aktualisiert werden oder weil sie seit der Aufnahme unverändert ohne eingeleitete Gegenmaßnahmen „in der Luft“ hängen.

Im Extremfall wird das Risikoinventar ein Kummerkasten für Mitarbeiter, die nicht mehr wissen, wohin mit Ihren Sorgen. Beispielhafte Risikomeldungen aus solchen Systemen können dann sein:
1. Eine mangelhafte Projektplanung verursacht Folgekosten.
2. Es entstehen IT-Sicherheitslücken durch fehlenden Kauf der Software xy.
3. Personalausfall kann zu Verzögerungen im Projekt führen.
4. Die neue Baustelle auf der Autobahnbrücke kann zu Verzögerungen im Lieferprozess führen.
5. Das Kantinenessen ist ein einziges Risiko.
6. Unser First-Level-Support ist ein Risiko, da erreiche ich nie jemanden.

Nehmen wir das einmal das zweite Beispiel des fehlenden Software-Kaufs. Schaut man sich dieses „Risiko“ einmal genauer an, stellt man schnell fest, dass es sich hier gar nicht um ein echtes Risiko handelt! Zunächst einmal ist das Ereignis bereits aufgetreten, liegt also in der Gegenwart. Risiken liegen immer in der Zukunft. Das wahre Risiko bzw. vielmehr die Risiken sind: „Produktionsausfälle …“ oder „Erpressbarkeit aufgrund einer Attacke auf die IT-Systeme von außen.“ Das Fehlen der Software ist demnach eine fehlende Gegenmaßnahme gegen das eigentliche Risiko. Und vor allem: Es ist nur eine von mehreren möglichen Gegenmaßnahmen. Eventuell gibt es organisatorische, prozessuale, strukturelle Lösungen oder noch andere Softwarepakete. Vielleicht liegen mögliche Maßnahmen auch in der Nutzung (oder Nicht-Nutzung) von Cloud-Systemen und weiteren, neuen Sicherheitsstufen. Somit liegt hier nur eine Information vor, aus der erst die eigentlichen Risiken extrahiert werden müssen.

Der Risikomelder gibt nicht die einzige Lösung vor, sondern wird zu einem Teil der Lösungsfindung.
Dieses Beispiel zeigt, wie eine falsch verstandene „Risikomeldung“ den gesamten Risk-Management-Prozess aushebeln kann und letztendlich zu einer Blockierung des Prozesses führen können.

Frank Moritz, zertifizierter Auditor zur ISO 20000eit und seit 15 Jahren im den Themenfeldern Risikomanagement und Projektmanagement unterwegs, u. a. als Interim Manager, als Trainer und Coach hat unter dem Schlagwort „Die Risikomühle“ ein Modell zur strukturierten Formulierung von Risiken entwickelt.

Bei den o. g. Beispielen für Risikomeldungen handelt es sich bei genauerem Hinsehen z. B. um etwas anders formulierte Schäden (Beispiele 1 und 5), globale Allgemeinplätze (Beispiel 3), Meldungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Risk Managements liegen (Beispiel 4) etc.

Um aus den „Risikomeldungen“ die echten Risiken herauszuarbeiten, hat sich in der Praxis ein Tool bewährt, dass durch die richtigen Fragestellungen die relevanten Daten aus der Risikomeldung zieht und für den Risikomanagement-Prozess vorbereitet: Wie in einer Mühle werden die Risikomeldungen als „Körner“ in den Trichter gefüllt und dann in sechs Schritten so lange „gemahlen“, bis klar ist, ob, und wenn ja, welche Risiken sich in der Risikomeldung tatsächlich verbergen. Wie diese 6 Schritte im Einzelnen aussehen, erfahren Sie hier.

In diese Risikomühle werden Ad-hoc-Risiko-Meldungen genauso eingefüllt wie Risiken aus dem Reporting. Alle Risikomelder sollten darüber hinaus die 6 Schritte der Risikomühle kennen, damit sie eine sinnvolle Vorauswahl treffen und somit auch den Zeitbedarf für die weitere Analyse reduzieren zu können. Im Risk Management-Prozess ist die Risikomühle somit ein zentrales Tool der Risikoanalyse.

Ihr Ansprechpartner für Risikomanagement im BWI-Bau: Dipl.-Kfm. Sascha Wiehager, CISA

Erforderliche Nachweise für rechtskonforme Unternehmen und vieles mehr: Praktikertagung 2017 der SOKA BAU

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Am 14. Juni 2017 fand in Wiesbaden die Praktikertagung 2017 der SOKA BAU statt. Unter dem Generalthema „Finanzielles Risikomanagement in der Bauwirtschaft – Moderner Umgang mit Risikopotenzialen“ wurden Möglichkeiten des Risikotransfers sowie der Risikoprävention in den Schwerpunkten Personalwirtschaft und Projektmanagement vorgestellt und diskutiert.

Gregor Asshoff, Vorstandsmitglied von SOKA-BAU, betonte in seiner Eröffnungsrede, dass gerade in der Bauwirtschaft Risiken besonders ausgeprägt seien. Ziel der Praktikertagung sei es, unternehmerische Risiken aufzuzeigen und neue Impulse im Umgang mit Risiken zu setzen.

Jan Völker, Head of Legal Northern Europe Region bei der Coface Kreditversicherung, stellte das aktuelle Insolvenzanfechtungsrecht vor. Dabei sensibilisierte er auch für das Sichtbarwerden von Krisen, die einer Insolvenz vorausgehen können, und stellte mögliche Vermeidungsstrategien vor. So plädierte er z. B. dafür, bei sich abzeichnenden Krisen mit einem betroffenen Unternehmen nur noch Bargeschäfte (Zug um Zug) vorzunehmen, inkongruente Zahlungen zu vermeiden und entsprechende Sicherungs-vereinbarungen vorzunehmen, Maßnahmen, wie wir sie auch im Rahmen unserer Kooperation mit Buchalik Brömmekamp bei der Beratung von insolvenzbedrohten Unternehmen im Blick haben.

Die Vor- und Nachteile von Bankbürgschaften und Kautionsversicherungen stellte Stephan Kahlenberg, Key Account Manager bei Willis Towers Watson Versicherungsmakler GmbH, vor. In Deutschland werde 75 % des Bürgschaftsgeschäfts durch Banken und 25 % durch Versicherer getätigt, wobei beide Lösungen Vor- und Nachteile hätten. Mit diesem Thema befassen wir uns ebenfalls, und zwar am 9. November 2017 bei unserem Seminar „Bankbürgschaften / Kautionsversicherungen“ in Düsseldorf.

Wie das Nachunternehmermanagement idealerweise ausgeprägt sein sollte, stellte Bernd C. Gruenenthal, Leiter Nachunternehmermanagement bei der WOLFF & MÜLLER Holding GmbH & Co. KG, sehr anschaulich dar. Durch eine simple Erstprüfung der Kontaktdaten bzw. der angegeben Adresse über das Internet könnten schon zahlreiche schwarze Schafe aussortiert werden. WOLFF & MÜLLER führt in der Bewerbungsphase aber auch Standortüberprüfungen vor Ort im In- und Ausland durch, um seriöse Geschäftspartner von unseriösen Anbietern maßgeblich unterscheiden zu können. „In der Ausführungsphase setzen wir nur Nachunternehmer ein, die plausible und qualifizierte Bescheinigungen von Behörden und Einzugsstellen, wie zum Beispiel von SOKA-BAU, Berufsgenossenschaften, Sozialversicherungseinzugsstellen und Finanzbehörden vorweisen können“, so Gruenenthal. Das von WOLFF & MÜLLER erarbeitete Prüfsystem gegen Wettbewerbsverzerrungen und Schwarzarbeit wurde international zertifiziert und mit der Bezeichnung „PRÄVENTIV & NACHHALTIG“ ausgezeichnet. Das Zertifikat steht für ein vorbildliches Nachunternehmermanagement. Unter dem Titel „Ready to go“ hat WOLFF & MÜLLER sogar ein kleines Heft herausgebracht, dass allen Betroffenen ausgehändigt wird und das Sie sich – mit freundlicher Genehmigung durch WOLFF & MÜLLER – auf unseren Internetseiten downloaden können.

Passend hierzu findet im BWI-Bau soeben die Aktualisierung des Kaufmännischen Briefes der BFA Wärme-, Kälte-, Schall- und Brandschutz im HDB zu „Behörden auf der Baustelle“ statt.

Abgerundet wurden diese Themen durch weitere Vorträge, z. B. berichtete Prof. Dr. R.-P. Oepen, Geschäftsführer des BWI-Bau, unter dem Titel Vergabe und Bauausführung darüber, wie man Projektrisiken erkennt, bewertet und steuert.

Insgesamt war die Praktikertagung 2017 eine rundum gelungene Veranstaltung, insbesondere auch in der Vortrags-Kombination zahlreicher Unternehmensvertreter mit SOKA BAU-Mitarbeitern.

20 Millionen Euro: Warum Sie diese Zahl interessieren sollte!

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Für einige Unternehmer ist sie ein Damoklesschwert, für die meisten schlicht eine große Unbekannte, in jedem Fall ist sie in aller Munde: Die neue Datenschutzgrundverordnung. Doch welche Neuerungen bringt die vieldiskutierte Reform des europäischen Datenschutzrechts tatsächlich?

Für Unternehmer ist hier vor allen Dingen eine Zahl entscheidend:

Ab Mitte 2018 können 20 Millionen Euro an Bußgeldern gegen Unternehmen verhängt werden, die sich nicht an die neuen Regelungen halten. Alternativ können sogar 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eingefordert werden, sollte diese Zahl höher ausfallen.

Die meisten großen Unternehmen haben angesichts dieses Risikos bereits begonnen, juristische Expertise einzuholen, um sich entsprechend vorzubereiten.
Aber auch kleine und mittelständische Betriebe sollten sich alsbald Gedanken über eine Risikovorsorge machen.

Es wäre ein dramatischer Irrtum, in der DS-GVO nur wieder irgendeine europäische Richtlinie mit ungewiss langer Umsetzung zu sehen. Dies resultiert bereits aus dem Begriff bzw. der Rechtsnatur einer Grundverordnung:
Im Vergleich zur bisher geltenden Richtlinie ist eine Grundverordnung unmittelbar und ohne weiteren Umsetzungsakt in Deutschland anwendbar. Das bedeutet, dass sie in Deutschland gleichberechtigt zu allen anderen Gesetzen zu beachten ist.
Das deutsche BDSG wird nur noch dann von Belang sein, wenn sein Schutz weiter geht als die Best-immungen des europäischen Klauselwerkes.

Inhaltlich werden Forderungen umgesetzt, die Datenschützer schon seit Jahren stellen, wie uns Christopher Kunke, Rechtsanwalt aus Düsseldorf, erklärt:

Zum Beispiel werden sich auch Unternehmer in Zukunft mit klangvollen Begriffen wie etwa „Privacy by Design“ auseinander setzen müssen, d. h. mit „Datenschutz durch Technik“:

Bereits bei der Entwicklung und der Installation von Systemen zur Datenspeicherung muss der Schutz der Betroffenen berücksichtigt werden.
Wer also beispielsweise grenzüberschreitende Projekte betreibt und zwecks einer besseren Vernetzung Arbeitnehmerdaten von seinen polnischen Maurern und seinen deutschen Gerüstbauern für alle beteiligten Firmen in einer Cloud abrufbar halten will, muss ein System zur Verfügung zu stellen, das nur das wirklich Erforderliche abfragt und die gesammelten Daten in technischer Hinsicht bestmöglich sichert.
Die Betroffenen müssen über die Datenspeicherung in präziser, transparenter, einfacher und leicht zugänglicher Form und in einer leicht verständlichen Sprache informiert werden. Sollten trotz bester Sicherung doch einmal Daten entwendet werden, besteht zudem – und auch das ist neu – eine Meldepflicht bei der zuständigen Behörde für den „Einbruch“.

Auf die Geschäftsführung kommen zudem weitere Dokumentationspflichten zur Einhaltung der neuen Datenschutzstandards zu. Welche Pflichten sich darüber hinaus noch ergeben können, hängt vom unternehmerischen Einzelfall ab. Im BWI-Bau steht Ihnen CISA, Dipl.-Kfm. Sascha Wiehager gerne für alle Fragen rund um die IT-gestützten Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Neben den umfangreichen Pflichten ergeben sich aber auch Vereinfachungen:
So wird es in Zukunft nur noch eine federführende Aufsichtsbehörde geben, die sich anhand der Hauptniederlassung bestimmt. Weiterhin wird es in Europa endlich einen einheitlichen Datenschutz geben – wer diese Wettbewerbsgleichheit als Chance sieht und die neuen Herausforderungen zeitig angeht, kann hieraus sogar einen Wettbewerbsvorteil ziehen.

Wie gut ist Ihr Unternehmen versichert?

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Versicherungen sind ein erprobtes Instrument zur Risikominderung – wenn sie richtig abgeschlossen wurden!

Versicherungen sind gerade im Mittelstand ein oft leidiges Thema. Auf der einen Seite ist der Unternehmensführung klar, dass Versicherungen für unterschiedliche Bereiche des Betriebes notwendig sind. Auf der anderen Seite haben Versicherungen einen erheblichen Anteil an den betrieblichen Aufwendungen.

Der Abschluss einer Versicherung ist sinnvoll, wenn:
1. eine Vielzahl gleichgerichteter Risiken besteht und
2. die Risikowahrscheinlichkeit weit genug von der 100-%-Marke entfernt ist, damit die Prämien bezahlbar bleiben.

Einerseits ermöglichen es Versicherungen dem Unternehmer, dass er sein Vermögensrisiko selbst gestalten kann (z. B. durch die Wahl unterschiedlicher Selbstbehalte etc.). Andererseits kann der Unternehmer die Risiken aus seiner Geschäftstätigkeit nun mit konkreten Werten in seine Kalkulation einbringen.

Die Komplexität des Themas Versicherung führt ähnlich wie beim Steuerrecht zu einer Art fatalistischer Einstellung, nach dem Motto: Ich verstehe es nicht – ich verlasse mich auf den Fachmann. Nur: Wer sitzt Ihnen als Fachmann gegenüber? Und noch viel wichtiger ist die Frage, ob dieser Fachmann Ihre Interessen höher gewichtet als ggf. seine eigenen Provisionsinteressen?

An dieser Stelle ist neben einer fachlichen Einschätzung auch eine gute Menschenkenntnis angezeigt. Denn genau wie bei Ihrem Steuerberater handelt es sich bei einem Versicherungsfachmann um eine Person, die im Zweifel über Ihre Existenz entscheidet. Eine falsche Entscheidung des Steuerberaters bei der Einkommensteuer belastet Sie genau wie eine fehlerhafte Betriebshaftpflichtversicherung, die im Zweifel nicht greift.

Um Risiken möglichst sicher eingrenzen zu können, sollte jeder Unternehmer zunächst seine Kernrisiken identifizieren. Hierzu bedarf es der Abstimmung Ihrer eigenen Risikoeinschätzungen mit dem Experten-Know-how des Versicherungspartners Ihres Vertrauens.

Wie wichtig dies ist, verdeutlicht Sascha Wiehager anhand der folgenden beiden Praxisbeispiele:

Risiko Architektenhaftpflicht
Wenn Sie einen Versicherungsfachmann nach einer Architektenhaftpflicht fragen, erhalten Sie natürlich ein Angebot und wahrscheinlich auch die Police. Sie wollen möglichst den gesamten Schaden abdecken. Aber: Der Eigenschaden ist nicht gedeckt bzw. auch niemals deckungsfähig. Hierbei handelt es sich aber um den weitaus größten Teil. Konsequenz: Sie verkalkulieren sich ggf. in Bezug auf Ihre eigene Risikoeinschätzung (denn Sie wollen das Risiko ja nicht selbst tragen) sowie bei der Kalkulation Ihrer Leistung (denn Ihre Preise decken das Projektrisiko nicht ab).

Risiko Unterversicherungsverzicht
Aufgrund einer fehlerhaften Wertangabe (z. B. bei einer Maschine) ist diese mit einem zu geringen Wert versichert, d. h. Sie sind unterversichert. Im Schadensfall würden Sie nur anteilig entschädigt (seitens der Versicherung). Der Versicherer könnte aber auf die Prüfung der Unterversicherung verzichten, allerdings nur, wenn Sie dies vertraglich geregelt haben.
In unserem Beispiel hat Unternehmer A eine Abbundanlage im Einsatz. Diese kostet 400 TEUR (dies entspricht der Versicherungssumme). Gleichzeitig stellt der Unternehmer A eine Maschine seines Großvaters auf dem Gelände des Unternehmens aus. Beide Maschinen fallen einem Großbrand zum Opfer. Die Maschine des Großvaters wird auf 100 TEUR geschätzt. A erhält nun nicht 400 TEUR sondern nur anteilig 80 % (also hier 320 TEUR). Auch A hat sich im Sinne des ersten Beispiels doppelt verkalkuliert.

Im ersten Beispiel hätten Sie durch Nachfragen das Risiko erkennen können.
Im zweiten Fall gestaltet sich das Nachfragen ohne Kenntnis der Rechtslage sehr schwierig bzw. es ist für einen Nicht-Versicherungsfachmann unmöglich.

Auf jeden Fall sollten Sie bei einem Abschluss von Policen mit einer größeren Tragweite neben einem Versicherungsfachmann auch einen Fachanwalt hinzuziehen. Als Jurist gleicht er nicht nur fehlende Kenntnisse auf Ihrer Seite aus, sondern kennt zudem auch Verwirkungsgründe, die im Nachgang zur Entziehung der Leistung der Versicherung führen können.
Darüber hinaus sollten Sie als Unternehmer auch darauf achten, dass die Versicherungsgesellschaft nicht selbst den Wert des Versicherungsgegenstands bestimmt. Da Unternehmensanwälte meist nicht die Richtigkeit der Deckungskonzepte bzw. die Angemessenheit der Versicherungssumme) in ihrem Leistungsspektrum anbieten, empfiehlt sich auch hier eine Funktionstrennung: Ein unabhängiger Gutachter sollte den zu versichernden Wert abschätzen.

Fazit: Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Abschluss von Policen in der Regel eine Managementaufgabe darstellt und schon aus dem unternehmerischen Eigeninteresse nur begrenzt delegiert werden kann/sollte.

Wenn Sie Ihr Know-how zum Thema Versicherungen schulen wollen, empfehlen wir Ihnen das BWI-Bau-Seminar „Versicherungen im Baubetrieb“, dass am 21. Juni 2016 in Düsseldorf stattfindet.

Rechtssichere Archivierung im Einkauf bei Nutzung digitaler Medien

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In den 80er Jahren war das papierlose Büro scheinbar zum Greifen nah, Ende der 90er Jahre etablierten sich zahlreiche Hersteller von sogenannten Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Potentiale waren schnell ausgemacht: Optimierung mittels kombinierter Systeme, Kosteneinsparungen und Wachstumsmöglichkeiten. Aus DMS wurden Workflow-Management-Systeme und Content-Management-Systeme. Durch die Vernetzung, vor allem über das Internet, erfolgte eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse und somit auch der Archivierung.
Im Jahr 2000 erkannte auch der Staat zusätzlichen Reglungsbedarf und schuf neben den 1995 erlassenen GoBS (Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführungssysteme) die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
In der Wirtschaft wurde erstens die Tragweite dieser Grundsätze unterschätzt und zweitens konnte der Gesetzgeber die schnelle Entwicklung im IT-Sektor ebenfalls nicht in vollem Umfang antizipieren.
Dies hat sich nun geändert: Auch der Staat hat realisiert, dass die Reglungen zur Ordnungsmäßigkeit bei IT-Systemen (hier Hard- und Software) stringenter befolgt werden müssen. Konsequenz: 2014 wurde das Konglomerat aus unterschiedlichen Bestimmungen und BMF-Schreiben zu den neuen GoBD verdichtet (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Zu welchen Problemen dies führen kann, verdeutlicht unser Ressortleiter für ITg-gestützte Geschäftsmodelle, Dipl.-Kfm. Sascha Wiehager (CISA), gerne an folgendem Beispiel aus dem Einkauf:
Ausgangslage
Der Einzelunternehmer Ronald R. führt das digitale Belegwesen ein. Auf der Einkaufs-/Verkaufsseite nutzt er das sog. Zugferd-Verfahren zur Datenübermittlung. Die Rechnungen werden mittels spezieller Schnittstellen in das ERP-Programm (Enterprise-Ressource-Program, enthält unter anderem die FiBu) des Unternehmens eingelesen. Dabei fällt nicht auf, dass § 14 UStG nicht komplett erfüllt wird. D. h., wesentliche Bestandteile einer Rechnung sind auf den Eingangsrechnungen nicht enthalten.

Handlungsablauf
1. Die Buchhalterin Britta B. bewahrt die Protokolle zum Einspielvorgang (mehr als 10 Jahre lang) auf.

2. Nach 3 Jahren stellt das Unternehmen auf eine neue Software um. In der Finanzbuchhaltung und im Kontokorrent werden nur Salden übernommen. Das Altsystem wird mit den Inhalten außer Dienst gestellt. Die Migration auf das Neusystem erfolgt mittels einer einfachen Saldenübernahme.

3. Zur Vereinfachung des Datenaustauschs nutzt der Unternehmer die Cloud-Lösung eines US-amerikanischen  Konzerns. Die Daten zu den elektronischen Rechnungen werden nicht im Unternehmen gesichert. Nach 10 Jahren werden die Rechnungsdaten in der Cloud gelöscht.

Konsequenzen
1)    Die Firma Rumshackle verliert aufgrund der fehlenden Informationen gem. § 14 UStG die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.
2)    Eine Archivierung im Ausland ist handelsrechtlich zwar unbedenklich, aber: Steuerrechtlich steht einem exterritorialem Server der § 146 Abs. 2 AO entgegen. Bücher und Aufzeichnungen dürfen demnach nur in Deutschland aufbewahrt werden. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der Behörden (§ 146 Abs. 2a AO).
3)    Außerdem ist die Verdichtung der Daten nicht zulässig (GoBD, Tz 125 ff.).
4)    Auch die Aufbewahrung der Protokolle genügt nicht. Diese sind zwar ebenfalls zu archivieren. Die Protokolle belegen in der Regel jedoch nur die Vollständigkeit. Generell kann je nach Art des Protokolls der ein oder andere Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung erfüllt sein, zumeist allerdings nicht alle.
5)    Die Löschung der Exportdaten bzw. der Basisdaten auf dem Server in den USA: Die Daten müssen in der Regel länger als 10 Jahre aufbewahrt werden. Wer Unternehmen ohne weitere Informationen eine Datenvernichtung nach 10 Jahren empfiehlt, handelt grob fahrlässig. Denn diese Frist kann durch unterschiedliche Gründe (vgl. § 147 Abs. 3 AO) verlängert werden. Zudem kommt es darauf an, wann diese Frist zu laufen beginnt.
6)    Eine Migration darf nicht die Möglichkeit der Finanzverwaltung einschränken, eine Prüfung der Massendaten durchzuführen (so wie diese z.B. im Altsystem möglich gewesen wäre). Hier besteht ein Unterschied zu den vor 2014 gültigen GoBS. In den 1995 erschienenen GoBS war es erforderlich, dass Altsystem auf jeden Fall weiter zu betreiben (vgl. GoBS Tz. 5.4). Bei großen AS 400-Anlagen (o. ä.) konnten so schon einmal Platzprobleme auftreten oder Probleme durch eine doppelte Infrastruktur (mit jeweils entsprechenden Datensicherheitsaspekten). Aber auch nach den neuen GoBD dürfen die Altsysteme nur abgeschaltet werden, wenn eine Auswertbarkeit im selben Stil wie auf dem Altsystem möglich ist, vgl. GoBD Tz. 142 ff. Die Saldenübernahme verhindert somit die Möglichkeit der Abschaltung.

Im vorstehenden Beispiel haben wir nur über die elektronischen Eingangsrechnungen gesprochen. Bei Ausgangsrechnungen sind Fälle denkbar, bei denen z. B. die Rechnung im PDF-Format nicht der beigefügten elektronischen (verarbeitungsfähigen) Rechnung entspricht  – seitens der Finanzverwaltung könnte so eine zweite Rechnung angenommen werden. Mit der Konsequenz, dass Sie die Umsatzsteuer gleich zweimal abführen dürfen!

Zum Thema Datenmanagement im Einkauf findet am 20. April 2016 ein Erfahrungsaustausch Einkauf statt, an dem Ihnen auch Sascha Wiehager für Nachfragen und Diskussionen gerne zur Verfügung steht.